11 september 2018
Het declareren van parkeerkosten lijkt in eerste instantie een eenvoudig proces. Als bestuurder verzamel je de parkeertickets en gegevens, en declareer je deze maandelijks bij jouw werkgever. De kosten worden verwerkt in de administratie, waarna deze weer gecompenseerd worden aan jou als bestuurder.
Ongeacht of je nou gebruikmaakt van een parkeerapp of dat je papieren parkeertickets koopt, het proces is gevuld met allerlei verborgen knelpunten die de kosten erg snel kunnen doen oplopen.
Waar zitten deze punten, en wat kun je eraan doen?
Declareren van vergeten parkeersessies
Als organisatie betaal je natuurlijk liever niet voor de vergeten parkeersessies van jouw medewerkers. Maar aangezien 95% van alle werknemers aangeeft wel eens een parkeersessie te zijn vergeten te stoppen, is het erg lastig dit te voorkomen.
Het eruit filteren van de vergeten parkeersessies bij de verwerking van de parkeertickets, is voor een bedrijf erg lastig om achteraf nog te doen. Het enige wat je als organisatie kan doen, is het aantal vergeten parkeersessies zo laag mogelijk houden.
Veel parkeerapps bieden daarom een SMS reminder service aan. Dit is een (veelal betaalde) service, waarbij je een bericht ontvangt ter herinnering van je lopende parkeersessie.
Waar de pushnotificatie en e-mailservice vaak gratis is, kost SMS reminder service je tussen de €0,16 en €0,35 per bericht. Een relatief dure service dus.
Meer weten over de knelpunten en potentiële besparingen bij het afmelden van parkeersessies? Lees er dan hier alles over.
De parkeerkosten declareren van persoonlijke sessies
Wist jij dat 60% van alle medewerkers zegt wel eens een persoonlijke parkeersessie te declareren? En dat deze kosten voor gemiddeld 30% van alle parkeerkosten van een organisatie zorgen? Bekijk het op onze video maar eens, voor een aantal voorbeelden van deze situaties.
Dat er persoonlijke parkeersessies gedeclareerd worden, is natuurlijk niets nieuws. De papieren parkeertickets van persoonlijke sessies, in een stapel van zakelijk sessies, zijn er achteraf erg moeilijk uit te filteren. Ook bij het gebruik van een parkeerapp is het mogelijk persoonlijke sessies op de declaratiestapel te krijgen, ongeacht of het opzettelijk is of niet. Belangrijk is dat je als organisatie onderscheid maakt tussen de persoonlijke – en zakelijke sessies.
Tijdens de administratie zou je de parkeertickets dubbel kunnen checken op tijd en locatie. Twijfelachtige parkeertickets kunnen dan besproken worden met de medewerker, en eventueel eruit gefilterd worden. Maar is dat wel rendabel?
Parkeeradministratie
De administratie van parkeerkosten is in verhouding tot de parkeertickets al erg duur. Uit een studie van KPMG is gebleken dat het een bedrijf gemiddeld €7 kost om één enkele parkeerticket te verwerken. Het handmatig verwerken en controleren van parkeertickets kost een hoop tijd en valt daardoor ook erg duur uit. Het verwerken van de parkeertickets kost in veel gevallen zelfs meer dan het parkeren zelf!
Maak je gebruik van een parkeerapp, en hoef je dus niet alle parkeersessies handmatig te verwerken? In dat geval zullen je administratiekosten waarschijnlijk een stuk lager liggen dan de gemiddelde €7 per ticket. Een maandelijks overzicht kan in dit geval al genoeg zijn om flink te besparen.
Parkeerkosten declareren met een onkostenvergoeding
Het meest voor de hand liggende alternatief is veel voor bedrijven het bieden van een onkostenvergoeding. De medewerker krijgt maandelijks een bepaald bedrag waarmee hij alle gemaakte vervoerskosten moet kunnen dekken. Voor het bedrijf betekent dit een aanzienlijke vermindering in administratieve lasten, en op dat vlak dus ook een flinke besparing.
Een onkostenvergoeding moet een reële vergoeding zijn voor de kosten die gemaakt worden om het werk uit te kunnen voeren. Het is dus belangrijk dat de vergoeding goed opgezet wordt, en deze steekproefsgewijs gecontroleerd wordt om boetes en naheffingen te voorkomen.
Organisaties trekken bij een onkostenvergoeding altijd één lijn; alle werknemers krijgen (vaak in verhouding tot de kilometers) dezelfde vergoeding. Dit betekent dat er óf een enkel bedrag vastgesteld moet worden, of een bedrag per kilometer. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat er spanningen binnen jouw team komen over de onkostenvergoeding!
Maar de eerlijke verdeling is financieel gezien in het nadeel van de organisatie. Veel van de medewerkers zullen minder, of misschien zelfs geen parkeerkosten maken, maar toch een vergoeding ontvangen.
Parkd
Wij snappen dat je je als wagenparkbeheerder wel betere dingen te doen hebt dan je focussen op de parkeeradministratie. Daarom sturen wij jou maandelijks één verzamelfactuur met daarop enkel de zakelijke parkeersessies van jouw wagenpark, geregistreerd per kenteken. hoe?
In de MyParkd App kan de bestuurder aangeven of het een zakelijke of persoonlijke parkeersessie betreft. Dit zorgt ervoor dat de sessie altijd op de juiste factuur belandt. Als organisatie betaal je dus niet meer voor de persoonlijke parkeersessies van jouw medewerkers. Parkeerkosten declareren hoeft niet moeilijk te zijn, vinden wij.
Benieuwd geworden?
*Cijfers afkomstig van KPMG