Administratie van parkeerkosten 1 november 2018

De administratie van parkeerkosten is bij veel organisaties het ondergeschoven kind van de administratie. Of het nu gedaan wordt door de wagenparkbeheerder, de HR afdeling, de financiële administratie of de ondernemer zelf; de kosten en potentiële besparing worden vaak onderschat.

De verwerking van één enkele parkeerticket kost organisatie gemiddeld €7, en is daarmee in veel gevallen duurder dan de parkeersessie zelf. Dit leek ons reden genoeg de administratie van parkeerkosten eens goed onder de loep te nemen.

Uit gesprekken met verschillende organisaties blijkt dat er 3 veelvoorkomende manieren zijn waarop organisaties de onkosten van hun medewerkers compenseren:

  • Onkostenvergoeding
  • Declaraties
  • Voorziening vanuit de werkgever

Om hier wat meer duidelijkheid in te verschaffen hebben wij de opties op een rij gezet, waardoor jij als organisatie een weloverwogen keuze kan maken.

Verminder de administratie van parkeerkosten met een onkostenvergoeding

Om jezelf een hoop kosten en gedoe van de administratie van parkeerkosten te besparen, zou je ervoor kunnen kiezen een onkostenvergoeding in te regelen bij jouw organisatie.

In plaats van een vergoeding van de gemaakte kosten, ontvangt de medewerker maandelijks een vastgesteld bedrag waarmee hij de gemaakte vervoerskosten moet kunnen dekken. Voor de organisatie is het resultaat een aanzienlijke vermindering in administratieve lasten, en op dat vlak dus ook een flinke besparing.

De belastingdienst legt een aantal restricties op bij de onkostenvergoeding, dit om te voorkomen dat het als verkapt loon gebruikt wordt. De vergoeding moet een reële vergoeding zijn voor de kosten die gemaakt worden om het werk uit te kunnen voeren. De belastingdienst voert steekproefgewijs testen uit om te controleren of de vergoeding wel echt reëel is. Is dit niet het geval? Dan loop je het risico op boetes en naheffingen.

Maar geen zorgen, wanneer de onkostenvergoeding goed opgezet is, en je dit af en toe checkt zal je geen risico lopen op gedoe met de belastingdienst.

Bij de bepaling van de onkostenvergoeding is het als organisatie belangrijk om één lijn te trekken, zodat alle medewerkers dezelfde vergoeding ontvangen. Je wilt natuurlijk geen spanningen veroorzaken binnen jouw team!

Maar diezelfde eerlijke verdeling is ook gelijk waar het financiële nadeel voor de organisatie ligt. Veel van de medewerkers zullen aanzienlijk minder kosten maken, maar toch een vergoeding ontvangen. Het resultaat is een vermindering in de administratieve lasten, maar een flinke stijging in de uitgekeerde vergoedingen. En dat kost organisaties een hoop geld.

Parkeerkosten declareren

Het declareren van parkeerkosten

De parkeeradministratie begint eigenlijk al bij de bestuurder zelf. Het is gebruikelijk dat de bestuurder alle gemaakte parkeerkosten voorschiet, waarna deze met behulp van verschillende kwitanties, afschriften en facturen gedeclareerd kunnen worden bij de organisatie. De bewijzen worden in veel gevallen ingescand en digitaal ingeleverd.

Maar laten we beginnen bij de verwerking van een parkeerticket zelf. Bij de verwerking van de parkeergegevens zal er als eerste gekeken worden naar de parkeersessies zelf. Worden de kosten wel terecht gedeclareerd? Helaas is dit namelijk niet altijd het geval.

Ongeacht of het opzettelijk is of niet, een groot deel van de gedeclareerde parkeersessies zijn dus eigenlijk niet voor kosten van de organisatie. En het zijn niet alleen de papieren parkeertickets die de boosdoener zijn, ook het gebruik van een parkeerapp sluit het probleem niet uit.

Het komt regelmatig voor dat de medewerkers alleen het voorblad van de factuur inleveren. Het gevolg daarvan is een gebrek aan inzicht in de parkeersessies van jouw medewerkers, wat het controleren van de parkeersessies een erg lastig proces maakt.

Meer weten hierover? Bekijk dan eens onze video!

Maar wat is een organisatie kwijt aan onterechte declaraties?

Uit onderzoek is gebleken dat zelfs 60% van alle werknemers wel eens een persoonlijke parkeersessie declareert. In combinatie met het vergeten af te melden van parkeersessies veroorzaakt dit tot wel 30% van alle parkeerkosten van een organisatie. Zonde!

Daarnaast is uit onderzoek van KPMG is gebleken dat het zelfs zo lang duurt, dat de verwerking van één enkele parkeerticket organisaties wel €7 kost. In veel gevallen is de verwerking van de parkeergegevens dus duurder dan de parkeersessie zelf.

Voorziening vanuit de werkgever

Sommige organisaties kiezen ervoor de medewerkers te voorzien van een parkeerapp, waarmee zij alle zakelijke parkeerkosten vergoeden. Dit betekent dat er meerdere gebruikers onder één account zitten; namelijk die van de organisatie.

Het voordeel hiervan is de eenvoudige parkeeradministratie. Alle parkeersessies van jouw medewerkers staan duidelijk op één factuur geregistreerd, waarmee de parkeerkosten een stuk sneller verwerkt zijn dan voorheen.

Maar voor jouw medewerkers kan het toch wat omslachtig zijn. Bijvoorbeeld wanneer zij ook privé gebruik willen maken van een parkeerapp. Velen hebben één auto van de zaak, dus parkeren ze ook vaak op de zaak. Uiteraard kunnen zij er ook voor kiezen gebruik te maken van twee parkeerapps: één zakelijk, één privé. Met de bijkomende abonnementskosten als gevolg. Onnodige kosten, wat ons betreft!

Bij Parkd denken wij dan ook dat dit beter kan.

Zakelijk parkeren

De administratie van parkeerkosten en Parkd

Bij Parkd nemen wij jou het gedoe van de administratie van parkeerkosten uit handen. Simpelweg door jou maandelijks één verzamelfactuur te sturen met daarop enkel de zakelijke parkeersessies van jouw wagenpark, geregistreerd per kenteken. Hoe?

In de Parkd App kan de bestuurder aangeven of het een zakelijke of persoonlijke parkeersessie betreft. Dit zorgt ervoor dat de sessie altijd op de juiste factuur belandt. Als organisatie betaal je dus niet meer voor de persoonlijke parkeersessies van jouw medewerkers, en kunnen jou werknemers toch eenvoudig gebruikmaken van één overzichtelijke app.

Daarbovenop zijn parkeerboetes en vergeten parkeersessies verleden tijd. Parkd’s gepatenteerde technologie maakt het mogelijk de betaalde parkeersessie geheel te automatiseren. Parkd start, stopt en betaalt namelijk automatisch voor alle parkeersessies binnen jouw wagenpark.

Benieuwd naar meer?

Lees hier hoe het werkt